© 2009-2023 г. Hotel Advisors info@hoteladvisors.ru + 7 812 603 77 73
Отчет менеджера
Сегодня многие отельеры используют различные автоматические системы управления (АСУ, PMS). Важно понимать, что “грамотная” АСУ – это в первую очередь система управления отелем, наделенная множеством функций, а не только программа, позволяющая автоматически «раскидать» гостей по номерам. Важной составляющей любой АСУ является блок отчетов, предоставляющий возможность максимально просто и удобно работать с текущей и статистической информацией. Поэтому давайте поговорим об отчетах, которые пригодятся любому отельеру в первую очередь в операционной работе и при анализе данных.
Сегодня я расскажу о так называемом «Отчете менеджера». В различных АСУ возможны вариации этого отчета, но в большинстве случаев данный отчет помогает собирать значительное количество основных статистических данных по отелю. Перед тем как сформировать отчет, мы обязательно должны выбирать дату (число, на которое будут формироваться показатели). Отчет состоит из двух блоков данных: за текущий и прошлый год. Каждый из этих блоков подразделяется на 3 части: день (где указываются данные на конкретный день, выбранный в начале формирования отчета), месяц (где указываются данные с начала месяца по указанную дату) и год (где указываются данные с начала года по указанную дату). Во втором блоке обычно указываются данные, взятые за те же промежутки времени только годом ранее.
В данном отчете обычно доступны следующие показатели:
- 1. Проживающие (количество взрослых и детей, количество дополнительных мест).
- 2. Количество занятых и свободных номеров в отеле, % загрузки.
- 3. Количество комнат, закрытых на ремонт, под служебные нужды.
- 4. Количество заездов и количество выездов (по количеству номеров и по количеству человек).
- 5. Количество проживающих с днями рождениями.
- 6. Количество бронирований, количество отмен на дату, количество отмен за дату, количество незаездов.
- 7. Доход с налогом и без, сумма внесенных оплат, доход за проживание, доход с питанием и без, доход за дополнительные услуги, доход, приходящийся на каждый из источников бронирования.
- 8. Доход на комнату, доход на человека.
- 9. Rev Par и ряд других показателей в зависимости от настроек отчета.
На мой взгляд, в данных отчетах было бы хорошо добавлять разбивку номерного фонда по категориям, что позволило бы посмотреть и сравнить, какие номера лучше/хуже продаются. А также, удобно иметь сравнительный столбец, показывающий разницу между прошлым и текущим годом. Естественно, что для сбора сравнительной статистики необходимо отработать с данной АСУ больше года или иметь возможность каким-то образом перенести туда данные за прошлые периоды. Это как раз одна из причин очень внимательно и серьезно относиться к выбору программного обеспечения с самого начала работы отеля.
Анализируя данный отчет, можно видеть, как изменились показатели вашего объекта по сравнению с прошлым годом, оценить динамику. Тем не менее отчет не предназначен для глубокого анализа, это общий и беглый взгляд на прошлый день и ключевые показатели за периоды в сравнении. Чаще всего этот отчет используют в своей работе GM, Front office manager, бухгалтер и Revenue manager. Управляющий отеля сможет быстро просмотреть, как прошел день, не вникая в мелкие детали и подробности.
Если данного отчета нет в вашей АСУ, вы можете:
- •вести его самостоятельно, заполняя таблицу, сократив при этом количество показателей до самых значимых,
- •воспользоваться уже готовым продуктом, который не только собирает статистику, но и помогает ее анализировать.
Но, согласитесь, все-таки весьма удобно, когда PMS автоматически формирует за вас подробную статистическую сводку.
Нужно понимать, что данный отчет не дает полное представление о том, насколько хорошо или плохо обстоят дела в отеле. Важно сравнивать выбранные показатели и с рынком. Необходимо иметь информацию о конкурентах из дополнительных источников. Сейчас на рынке есть инструменты, позволяющие собирать почти столь же полную статистику не только по собственному объекту, но и относительно рынка в целом. Достаточно на регулярной основе вносить показатели своего отеля в систему или сделать стыковку своей АСУ с данной программой, и вы сможете не только сравнивать свои показатели с аналогичными показателями за предыдущий период, но и что гораздо важнее, сравнить свои данные с данными прямых конкурентов. Это преимущество, позволяющее быть всегда на шаг впереди и видеть картину намного шире.
А как вы собираете статистику и пользуетесь ли такими инструментами?
Мария Дударенко